Geplaatst door Op veel kantoren worden regelmatig borrels georganiseerd. Bijvoorbeeld omdat een collega afscheid neemt of gewoon omdat het vrijdag (of sinds corona: donderdag) is. Veel mensen beleven veel plezier aan deze borrels. Maar niet iedereen loopt er warm voor. Ik heb er zelf een grondige hekel aan en ga alleen naar borrels als ik er echt niet onder uit kan komen. Ik vind er gewoon niet zo veel aan. Maar dat wil niet zeggen dat ik het niet leuk vindt om met mijn collega’s wat te doen buiten werktijd. Ik wil alleen liever wat anders doen, namelijk een spelletje. En dat ik niet de enige ben, blijkt wel uit de opkomst bij de spellenavonden die bij mij op kantoor worden georganiseerd (en waar ik jarenlang mee heb geholpen). Steeds meer collega’s weten hun weg daar naar toe te vinden.
Spellenavonden zijn een gezellige en laagdrempelige manier om je collega’s beter te leren kennen. Waar je tijdens een borrel het bijvoorbeeld ongemakkelijk kan worden als het gesprek stil valt, is dit bij een spellenavond geen probleem. Als je even niets te zegen weet, dan kijk je gewoon even rustig naar het spel en dan komt na een tijdje het gesprek vanzelf wel weer op gang. In dit blog wil ik graag tips geven voor hoe je een spellenavond voor collega’s organiseert. Het is niet heel moeilijk om te doen, maar een goede voorbereiding helpt zeker om de avond tot een succes te maken.
Hopelijk heb je een paar hardcore spellenliefhebbers als collega’s (dat zijn degenen die kunnen helpen door spellen mee te nemen en ze uit te leggen). Maar het wordt leuker en gezelliger als een bredere groep collega’s mee doet. Zorg er dus voor dat je aankondiging voor een spellenavond breed gedeeld wordt. Zet bijvoorbeeld een berichtje op jullie intranet, stuur een vergaderverzoek of hang flyers bij de koffiezetapparaat. Benadruk in je uitnodiging dat jullie spellenavond vooral gezellig gaat zijn en dat meedoen en lol hebben belangrijker is dan winnen. En geef aan dat het niet erg is als je niet zo veel spellen kent omdat de spellen die gespeeld gaan worden van te voren worden uitgelegd. Je wilt het beeld wegnemen dat het een avond is speciaal voor de diehard spellennerds die super fanatiek spellen doen (tenzij dat precies is wat je wilt, dan moet je alle gelegenheidsspelers vooral niet uitnodigen).
Voor het succes van een spellenavond zijn leuke spellen natuurlijk een must. Maar daarmee ben je er nog niet: de leuke spellen moeten ook uitgelegd worden. Vraag daarom aan de collega’s die meedoen om zelf één of meer spellen mee te nemen dat ze goed kennen en dus kunnen uitleggen. Niets is zo dodelijk voor spelplezier als je met elkaar door het regelboek moet worstelen en dat het spel om de haverklap stil komt te liggen omdat er iets in de regels moet worden nagezocht. Voor een klein en kort spelletje is dit nog niet zo erg, maar bij wat grotere spellen moet je dit echt niet willen.
Voor de spellenavond zijn lichte en korte spellen vaak geschikter dan het zware spul omdat ze sneller te leren zijn voor mensen die niet zo vaak spellen doen. Neem dus vooral wat korte kaartspelletjes, goede familiespellen en bekende klassiekers mee. Het zal je verbazen hoeveel mensen Ticket to Ride, Azul of Carcassonne nog nooit gespeeld hebben. Spellen die bij mij op kantoor erg populair zijn, zijn De Crew, Codenames, Weerwolven, Dixit, Wizard en Secret Hitler. Je helpt mensen verder over de streep door van te voren al een paar spellen klaar te zetten zodat ze alleen maar aan hoeven te schuiven. Maar denk gerust breder dan wat er in je eigen spellenkast staat. Misschien is er wel een collega die zijn of haar 3D-bril mee wil nemen en demonsteren. Alles is goed om je collega’s aan het spelen te krijgen.
Mensen vinden het leuk als de avond een thema heeft. Je kan proberen wat extra spellen in dat thema mee te nemen en bijvoorbeeld het eten, drinken en de snacks er een beetje op aan te passen. Geschikte thema’s zijn thema’s die verwijzen naar de tijd van het jaar (bijvoorbeeld de jaargetijden of feestdagen), bepaalde typen spellen (boerderij, partygames, vogels, ruimte, oude Egypte, etc.), landen (Azië, Midden-Oosten, Italië) of een bepaalde uitgever of spelauteur.
Natuurlijk moet je een datum prikken voor de spellenavond. Houd daarbij rekening met andere activiteiten die voor collega’s worden georganiseerd (zowel op de dag zelf als in de rest van de week, veel mensen gaan niet meerdere keren per week naar een buitenwerkse activiteit toe). De vrijdag en woensdag zijn vaak dagen waarop veel mensen een vaste vrije dag hebben of thuiswerken, dus die dagen zou ik minder snel kiezen.
Verder moet je vanzelfsprekend op zoek naar een ruimte waar je de avond kan organiseren. Afhankelijk van hoeveel mensen meedoen is een grote vergaderzaal geschikt, maar misschien kan je ook in de kantine terecht. Het moet in ieder geval ergens zijn waar veel tafels en stoelen zijn die je idealiter kan verschuiven zodat mensen in verschillende groepjes kunnen spelen. Het is handig om een tafel aan te wijzen waarop de spellen komen te staan en een andere tafel aan te wijzen voor het eten en drinken. Vraag van te voren of je deze ruimte mag gebruiken en maak er goede afspraken over (bijvoorbeeld dat je de ruimte weer netjes achterlaat en over hoe laat iedereen weer weg moet zijn). Laat ook jullie receptie of beveiliging even weten dat je een spellenavond organiseert en dat er dus tot wat later in de avond mensen in het pand zijn.
Tijdens het spelen wil je natuurlijk ook wat te eten of drinken hebben. Je zou eens aan je werkgever kunnen vragen of daar budget voor is. Hopelijk is het antwoord dan ja en kan je daarvan bij de supermarkt wat flessen frisdrank, blikjes bier en flessen wijn halen met wat snacks voor erbij. Of misschien mag je de snacks en het eten wel bestellen bij jullie kantine/cateraar (dat scheelt een hoop gesjouw). Let er daarbij een beetje op dat je geen al te knoei- en vlekgevoelige snacks haalt. Niet iedereen vindt het namelijk ok als zijn of haar spel onder de vette vingers of rare vlekken komt te zitten.
Het is handig en gezellig om samen te eten aan het begin van de avond. Daarvoor zou je eten kunnen laten bezorgen. Pizza’s werken daarvoor heel goed, maar je kan ook patat, chinees of iets anders laten bezorgen of afhalen. Zorg dat je servetjes, bordjes en bestek hebt en vergeet de opscheplepels niet (afhankelijk van wat je besteld hebt). Het is ook handig om aan de deelnemers van te voren te vragen of ze allergieën of dieetwensen hebt, zodat je daar rekening mee kan houden.
Als je werkgever niet wil betalen, dan zal je aan de collega’s om een bijdrage moeten vragen. Dat kan in geld, maar ook doordat ze zelf wat te eten en drinken meenemen. Afhankelijk van wat er in de buurt van je werk aan horeca zit, kan je zelfs voor de avond even met elkaar ergens samen gaan eten. Bij mijn werk gingen we bijvoorbeeld een tijd naar een wokrestaurant waar iedereen zelf een maaltje kon kiezen. Zodra iedereen was uitgegeten, gingen we dan weer terug naar kantoor om te gaan spelen.
Waar gespeeld wordt, wordt ook vaak geknoeid. Het is daarom handig om keukenrol, een schoonmaakspray en vuilniszakken of – bakken klaar te leggen. De collega’s van facility waarderen het ook erg als je de ruimte netjes achterlaat en dat maakt de kans groter dat je nog eens een ruimte mag gebruiken. Vele handen maken licht werk. Als iedereen die meedoet aan het eind even meehelpt, dan is het in een paar minuten gefixt.
Het succes van de ene spellenavond is de basis voor de volgende. Laat de collega’s die niet geweest zijn dus vooral weten wat ze gemist hebben door een verslagje op jullie intranetpagina te (laten) plaatsen waarin je vertelt hoe de avond is verlopen en wat er leuk aan was. Als je er dan nog een paar mooie foto’s bij plaatst waarop goed te zien is hoe gezellig het was en hoeveel plezier mensen hadden (dus wel foto’s van lachende collega’s maar geen foto’s waarin iedereen ingespannen met een denkfrons op zijn hoofd naar een bord aan het kijken is). Vaak wordt het erg gewaardeerd als je de foto’s die je wilt gebruiken even aan de groep aanwezigen voorlegt om te vragen of iemand er bezwaar tegen heeft dat ze op intranet komen te staan (bijvoorbeeld omdat iemand er heel onvoordelig op staat).
Als je op deze manier te werk gaat, dan kan het bijna niet anders of de avond wordt een groot succes. Let the games begin!